Somos 100% remotos: los 2500 diseñadores remotos, desarrolladores y líderes de proyectos que trabajamos de forma remota aquí en la ruta de escalable. Colaboramos juntos, en 90 países. En mi experiencia, una buena comunicación es el atributo más importante para entregar proyectos exitosos a tiempo.
Ha habido una explosión en las herramientas de comunicación y gestión de proyectos para ayudar a las empresas como ustedes a gestionar un equipo remoto. Si bien estas herramientas han evolucionado rápidamente, el campo está en su infancia y las empresas aún están aprendiendo cómo seleccionar la solución más adecuada.
Aquí hay algunas de las mejores prácticas y herramientas de colaboración que recomendaría:
Herramientas de gestión de proyectos y seguimiento de tareas en línea. Elige tus herramientas sabiamente. Los retrasos físicos con notas adhesivas son excelentes en algunos casos, pero no se traducen bien en un equipo distribuido. Utilice las herramientas en línea para permitir la gestión fluida y dinámica de proyectos y tareas, fácil priorización, intercambio de archivos, transparencia y mejor colaboración. Herramientas de seguimiento de proyectos y tareas: Trello, Jira, Basecamp, Asana y Podio.
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En su núcleo, todas las herramientas de PM ayudan a proporcionar una ubicación centralizada para administrar sus proyectos y las tareas, conversaciones, fechas límite, documentación y recursos dentro de ellos. Pero cada producto está basado en una filosofía diferente. Comprender esto es clave para garantizar que seleccione la solución más adecuada para que coincida con la cultura y los requisitos de su equipo. Para obtener ayuda para decidir cuál es la mejor opción, consulte la publicación de nuestro blog sobre Elección de una herramienta de gestión de proyectos.
Reuniones virtuales y colaboración. Los intercambios en persona son especiales, permitiendo a las personas estar totalmente en presencia de los demás y comunicarse con la voz, las expresiones faciales y el lenguaje corporal. Estos matices generalmente se pierden en las comunicaciones de correo electrónico y de texto, lo que puede llevar a errores de comunicación y desacuerdos si no se manejan correctamente. Sin embargo, las herramientas de comunicación modernas permiten realizar llamadas de voz y video de manera fácil y sin interrupciones, lo que significa que podemos aproximarnos a las reuniones en persona con respecto a lo que escuchamos y vemos en las caras de las personas. Como beneficio adicional, muchas herramientas también habilitan otras formas de funciones de colaboración, como compartir la pantalla, lo que hace que el pasar las impresiones y el amontonamiento alrededor de una sola computadora sea algo del pasado. La prevalencia de estas herramientas está haciendo que sus costos sean tan bajos como cero en algunos casos, lo que libera a los equipos e individuos de organizar reuniones ad hoc para resolver problemas o discutir un tema. Reunión y herramientas de colaboración: Google Hangouts, GoToMeeting, Skype, aparecen en la sala.
Chat en grupo, no correo electrónico. Nos comunicamos con nuestros clientes, equipos y terceros a través de Slack en lugar de correo electrónico. Slack es uno de una nueva generación de herramientas de chat organizacional que permite a los grupos mantener conversaciones de texto y colaborar de una manera efectiva y eficiente. Puede configurar el contexto de los canales para discutir proyectos o temas específicos, y las personas pueden comunicarse directamente si es necesario. También existe la noción de canales públicos, donde toda la organización puede comunicarse, y canales privados, donde solo los invitados pueden chatear. En lugar de tener muchos mensajes de correo electrónico e hilos, es mucho más fácil ver el historial de una conversación y colaborar. Vemos un aumento en la comunicación y la colaboración dentro de las organizaciones donde implementamos Slack. Echa un vistazo a Slack, es gratis para empezar. Otra gran herramienta que logra un objetivo similar es HipChat, pero la barrera de entrada es más grande para las organizaciones. Otras herramientas: 10 alternativas a Slack
Trabaja con equipos con mucha zona horaria solapada. Reúna a los equipos de proyecto con una superposición saludable en las horas de trabajo para que los miembros puedan trabajar juntos y colaborar estrechamente, sin afectar el equilibrio entre trabajo y vida. Tener equipos distribuidos con grandes diferencias de tiempo afectará negativamente la dinámica del equipo. A largo plazo, será insostenible y, por lo general, terminará duplicando líderes para cada equipo aislado de zona horaria.
Construir equipos autosuficientes. Los equipos deben estar diseñados para funcionar de forma autónoma. La comunicación directa entre los miembros del equipo debe alentarse sobre la administración de arriba hacia abajo. Cada equipo debe incluir personas con todas las habilidades necesarias para desarrollar el producto en el que están trabajando. Intente evitar dividir el tiempo de los individuos en diferentes equipos, ya que esto conduce a cuellos de botella innecesarios e ineficiencias debido al cambio de contexto.