Las mejores aplicaciones de productividad para hacer más en menos tiempo
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Las mejores aplicaciones de productividad son las herramientas.
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Las herramientas no hacen todo el trabajo por ti. En su lugar, aumentan su capacidad existente para hacer algo o le permiten hacer algo que no sería capaz de hacer por sí mismo.
Es fácil caer en la trampa de usar varias aplicaciones sofisticadas para cada cosa específica. Pero esto es fundamentalmente una mala práctica. ¿Por qué?
- Cada aplicación lleva tiempo para familiarizarse con. La configuración y el mantenimiento deben tomar menos tiempo del que la aplicación le va a ahorrar. Trabaja inteligentemente y no duro
- Es más fácil trabajar con 3 aplicaciones que con 10. Use las aplicaciones del “ejército suizo” que pueden adaptarse a diferentes tipos de trabajo
Es un ejemplo clásico de la regla 80/20: haz el 80% de tu trabajo en el 20% de las aplicaciones . Use el 80% restante de las aplicaciones ocasionalmente o para aplicaciones únicas, como Anki para aprendizaje repetitivo o LastPass para inicios de sesión que se completan automáticamente.
En esta publicación, cubriré mi pila de las mejores aplicaciones de productividad, pero es posible que prefieras usar otras herramientas. Solo recuerda mantener tu pila de aplicaciones de productividad al mínimo. Menos es más.
Actualmente, mis principales áreas de enfoque son escribir en mi blog, planificar y rastrear el boletín de One Productivity y crear productos digitales. Estas son las mejores aplicaciones de productividad que uso a diario para completar tareas y hacer las cosas.
# 1 Evernote
Evernote es la aplicación de toma de notas por excelencia. Y la mejor parte es que cuanto más lo usas, más sacas de él.
Sirve como la ubicación central de todo mi trabajo. Es la primera aplicación que abro por la mañana y la última que se cierra al final del día. Tiene una función de búsqueda increíblemente poderosa que te permite encontrar cualquier nota en unos segundos.
Aquí están las tareas para las que lo uso:
- Escritura: ideas para proyectos, publicaciones en blogs, y vida personal; redacción del primer esbozo de una publicación de blog; notas durante una reunión o informes largos sobre temas específicos
- Referencia: guarde artículos y correos electrónicos, toda la pieza o partes específicas, para referencia o inspiración utilizando el Web Clipper; capturas de pantalla de funciones geniales en sitios web que puedo probar en el boletín de productividad (usar Skitch para anotaciones); Enlaces a hojas de cálculo o presentaciones.
- Relleno: documentos importantes, como impuestos y recibos de compra (haga esto fácilmente con Scannable); Vuelos y reservas de hotel; CV’s
- Memorias: diario; Guardar una gran imagen con algunas reflexiones sobre lo que fue increíble de ese día en particular
He estado usando Evernote durante 3 años.
He cambiado la forma en que lo organizo un par de veces. Es fácil intentar optimizar todo hasta el final, pero el genio de la aplicación reside en su simplicidad.
Aquí está mi consejo profesional: use solo algunos cuadernos. Vaya a categorías más amplias que puedan agregar muchos tipos diferentes de notas. Facilita el llenado de notas y la búsqueda dentro de un cuaderno para encontrar rápidamente una nota específica. Trate de 3 a 5 categorías.
No lo hagas más complicado de lo que necesita ser.
# 2 Google Sheets
Las hojas de cálculo son una de las herramientas más adaptables que puede usar en el trabajo. Puede utilizarlos para crear listas, bases de datos, cálculos, presupuestos, seguimiento, planificación, análisis estadístico, etc.
Google Sheets tiene las funciones esenciales que necesito, está en la nube, es más fácil colaborar y tiene un historial de versiones. Vence a Microsoft Excel en todos los conteos, excepto cuando necesita trabajar con grandes conjuntos de datos.
Aquí están las tareas para las que lo uso:
- Seguimiento de OKR: escribo mis OKR personales y comerciales en una hoja y reviso el progreso todos los viernes en otra
- Tableros de métricas: métricas piratas para una productividad o métricas personales de OKR, como el peso diario o las palabras escritas
- Bases de datos / listas: palabras clave de SEO para publicaciones de blog; Quora hilos para contestar; Ideas para el crecimiento de pruebas de hackeo para ejecutar
- Rastreo de hábitos: si estoy tratando de desarrollar un hábito de acuerdo con mi plan de crecimiento personal, pongo una X el día que hago ese hábito, como hacer ejercicio o meditar
- Seguimiento financiero: registro todos mis gastos diarios y analizo las finanzas cada mes para ver cómo me va en asuntos de dinero
Hacer un seguimiento de un número tan grande de hojas de cálculo puede ser un dolor en el culo. Aquí hay un consejo profesional: vincúlalas desde una nota en Evernote con el mismo título que la hoja de cálculo.
De esta manera, en lugar de buscar en la página principal de Google Sheets, utiliza la búsqueda de Evernote. Créeme, así es más fácil.
# 3 Google Calendar
En lugar de trabajar desde una lista de tareas pendientes, trabajo desde mi calendario. Me obliga a asignar espacios de tiempo para cada tarea, ayudándome a evitar distracciones durante la jornada laboral.
Planeo para la próxima semana todos los domingos por la noche. Tarda entre 20 y 30 minutos, pero el retorno de la inversión es fenomenal. Tengo una idea clara de lo que debo hacer y siempre sé por dónde empezar cada día y cuál es la siguiente actividad.
Aquí está mi proceso de 3 pasos:
- Primero, escribo todas mis tareas en un pedazo de papel o en Google Sheets
- Luego, priorizo las tareas más críticas para la próxima semana.
- Finalmente, programo esas tareas directamente en mi calendario.
Hay literalmente miles de aplicaciones de Calendario, pero me parece que Google Calendar tiene todo lo que necesito. Es fácil de usar, se sincroniza con todos los dispositivos y tiene una excelente experiencia de usuario.
De nuevo, no lo hagas más complicado de lo que debe ser. Cuando mantiene las cosas simples, tiene más tiempo para hacer el trabajo real.
Aplicaciones de productividad de uso casual
Estas aplicaciones, Evernote, Google Sheets y Google Calendar, son la trinidad de mi pila de productividad. Sin embargo, realizo algunas tareas que requieren el uso de otras herramientas.
Estas son las mejores aplicaciones de productividad que uso en una base semi-regular para cada tipo de tarea:
- Comunicaciones: uso Gmail para la comunicación y creo mi propio marco de GTD Gmail
- Trabajo profundo : para realizar tareas que requieren mucho enfoque y atención, utilice la técnica Pomodoro para trabajar en trozos; configurar un temporizador en línea
- Diseño: creo presentaciones en Google Slides y uso Canva para todas las demás necesidades de diseño, como infografías o imágenes personalizadas.
- Delegar: grabar screencasts es una excelente manera de explicar ciertas tareas cuando se subcontrata el trabajo; Yo uso RecordIt que es fácil de usar
- Música: Me gusta escuchar música mientras hago ciertas tareas. Consigue unos excelentes auriculares con cancelación de ruido, que cambiarán tu vida. Uso Spotify o videos musicales largos de YouTube de Jazz, Bossa Nova o ruido de fondo.
Haga su propia pila de productividad
No adoptes ciegamente las pilas de otras personas. Lo que podría funcionar para mí podría no funcionar para ti. He perfeccionado mi propia pila de herramientas durante años de trabajo y he eliminado todo lo que no era esencial.
E incluso trabajando con un conjunto tan pequeño de aplicaciones de productividad, pruebo continuamente formas de simplificarlas. Hace solo unos meses simplifiqué mis cuadernos de Evernote a solo 3: Trabajo, Personal y Referencia.
Un buen punto de partida es hacer sus tareas sin usar ninguna herramienta y luego encontrar las aplicaciones que le permitan hacerlas más rápido y mejor. Esta es una buena regla general: solo adopta una herramienta si te hace más efectivo en una tarea determinada.
Poco a poco construirá su propio sistema de productividad que funcione para usted, en lugar de hacerlo en su contra. Cuando eso suceda, te sentirás imparable.
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