¿Cuáles son los mejores consejos para ser un buen asistente ejecutivo?

Hola, he hablado con diferentes Asistentes Ejecutivos que me dieron algunos consejos. Así que aquí hay algunos consejos de expertos!

Bienvenidos comentarios de cada uno

Asegúrese de estar abierto cuando se trata de desempeño, una situación, el rol de cada uno, los procesos y otras cosas. Las relaciones sólidas se basan en la apertura y la honestidad. Mucha gente tiene miedo de dar y recibir comentarios, incluso muchos ejecutivos y asistentes. Pero su ejecutivo no puede cambiar algo si él o ella no sabe qué cambiar. La retroalimentación es importante! Entonces, tómese el tiempo para hacer comentarios, y no se olvide de pedir comentarios también.

Utiliza diferentes herramientas para tu trabajo.

¡No uses papel! Centrarse en el futuro: seamos digitales. Puede hacer más a un ritmo más rápido y, al digitalizarse, reducirá el impacto negativo en el medio ambiente. Por ejemplo, podría usar HelloSign para enviar y firmar diferentes contratos y Trello o Asana para poner todo lo que tenga que hacer para diferentes proyectos.

Recoger tareas pendientes en uno o dos lugares.

Si pierdes algo y es realmente importante, como ejecutar una determinada tarea en un momento determinado, alguien te lo recordará. De lo contrario, haga todo lo posible para hacer un seguimiento de todo seleccionando uno o dos lugares de aterrizaje. No recopile “tareas pendientes” en demasiados lugares, esto solo hará que todo sea menos claro.

¿Cuáles son sus ejecutivos que cumplen con las preferencias?

Tenga una conversación con su ejecutivo sobre las preferencias de reunión. Por ejemplo: ¿Su ejecutivo quiere todas las reuniones en uno o dos días, para que los otros días sean “días hábiles” o se extiendan durante la semana? ¿Hay algún ritmo de reunión recurrente que podría prescindir, o tal vez cambiar a dos veces por semana en lugar de semanalmente, etc.? ¿Tiene preferencias en los horarios? Por ejemplo:

  • ¿No hay reuniones antes de las 11:00 am, o después de las 5:00 pm?
  • ¿Reuniones que duran hasta 30 o 50 minutos?

Tenga toda la información importante clara en una base de datos

Planifique una reunión informativa con su (s) ejecutivo (s). Crea una base de datos con estas carpetas:

  • Listas de contactos
  • Contraseñas Consejo: use Lastpass para compartir y almacenar de forma segura sus contraseñas.
  • Bio / Headshots
  • Documentos importantes (seguro, registro, arrendamientos, documentos de identidad, pasaportes, etc.)
  • Imágenes

No olvides dar un cumplido por un trabajo bien hecho.

A todos les encanta recibir una palmadita en la espalda. Los ejecutivos realmente deberían felicitar a sus asistentes, porque es posible que no se sienta valorado todo el tiempo por todo el trabajo duro que está haciendo. Por otro lado, los ejecutivos también son humanos (sí, en serio), por lo que también necesitan cumplidos. Como asistente ejecutivo, puede felicitar a su ejecutivo por una excelente presentación, manejar amablemente una situación difícil o tomarse el tiempo para hablar con un empleado estresado. Recuerde: el refuerzo positivo alienta a una persona a continuar con ese buen comportamiento en el futuro.

Priorizar

¿Sientes que no tienes suficiente tiempo para completar todas las tareas? ¡Es hora de priorizar! Esto también es una especie de ejercicio de gestión del tiempo: ¿cuánto tiempo tomará todo y cómo puede encajar todo en un tiempo determinado? Puede ser útil enumerar todos los elementos y pedir a su ejecutivo que los clasifique por orden de importancia.

Comunicar, comunicar, comunicar

Sigue comunicándote. Lo mejor de la comunicación verbal continua es que mantiene el trabajo fluido, reduce los errores, evita el caos y hace que trabajar juntos sea más agradable. Comunique los problemas, impedimentos, estado de ciertos proyectos y pídale a su ejecutivo que comunique lo que sucedió en la reunión de ayer o que explique el alcance de un proyecto. ¡La comunicación te ayudará a trabajar mejor juntos!

Punta de bonificación para asistentes ejecutivos

El último consejo es uno de los nuestros: ¡consigue GAIKU! Nuestra potente aplicación web lo ayudará a programar, planificar y mejorar las reuniones. GAIKU conoce la disponibilidad de todos, tiene en cuenta las diferentes zonas horarias y lo ayuda a escribir la agenda y las actas de las reuniones. ¡Qué ahorro de tiempo! Inscríbase en la lista de espera para mantenerse actualizado y sea el primero en utilizar nuestra excelente herramienta para reuniones.

Espero que estos consejos te sean de utilidad.

Un pequeño secreto para la alta productividad es hacer una cosa a la vez. Puede hacer esto bien si aprende a concentrarse, elimine las distracciones fácilmente y diga No a las nuevas oportunidades ocasionalmente.

Una buena aplicación para ayudarte a enfocarte en una sola tarea es Swipes – http://swipesapp.com/product

Usted tiene una mejor oportunidad de reducir las distracciones si duerme lo suficiente.

Decir No es una cuestión de construir una buena disciplina.

¡Espero que esto te ayudará! ¡Tenga un día significativo!

Sea puntual, sea inteligente, escriba con cuidado, vístase y actúe profesionalmente, y nunca anuncie “¡Estoy tan estresado!”
Me encantan las listas de verificación y hago una para mí y para mi jefe, que encuentro en ♥ Organizándome con Michele Connolly La lista de verificación maestra es mi favorita