¿Cuáles son los mejores consejos y trucos para la gestión de proyectos?

La capacitación técnica en gestión de proyectos no lo prepara para enfrentar las crisis cotidianas a nivel micro que aparecen de vez en cuando. Como profesional de gestión de proyectos, usted es un agente de cambio que trabaja con equipos compuestos por personas complejas en muchos roles diferentes. De alguna manera se supone que debes ser un líder, y saber leer el lenguaje corporal, negociar y ser un maestro en muchas otras habilidades. ¿Cómo lo haces todo? Aquí está mi breve lista de nueve habilidades indispensables para los gerentes de proyectos que lo ayudarán a llegar allí.

  • Comunicación : la capacidad de comunicarse con personas de todos los niveles siempre se menciona como la habilidad más importante para los gerentes de proyectos.
  • Sea un comunicador eficaz : piense creativamente acerca de los canales de comunicación que tiene: correos electrónicos, herramientas de colaboración, reuniones de equipo / reuniones presenciales, web y conferencias en línea.
  • Programación – ¿Qué es un gerente de proyecto sin un plan? Ser capaz de organizar y planificar tareas en el orden correcto para lograr el resultado correcto en el momento adecuado es una parte importante de la gestión de proyectos
  • Administración del equipo : su equipo podría tener mucha experiencia en proyectos, o ninguna, pero de cualquier manera lo buscarán para que lo asesore y le brinde orientación sobre cómo realizar los proyectos. ¡Administre su equipo de la manera correcta, utilizando las herramientas adecuadas!
  • Control de costos: la administración de costos es un tema crítico para los gerentes de proyectos. Debe demostrar que puede entregar proyectos dentro de las restricciones de costos, administrando las finanzas de manera inteligente.
  • Pensamiento crítico: el pensamiento crítico es fundamental para poder tomar buenas decisiones. Esto es lo que distingue a un gerente de proyecto que es bueno en la gestión de problemas de alguien que elimina los problemas del agua cada vez.
  • Trabajos múltiples: los estudios dicen que el cerebro humano no está hecho para realizar múltiples tareas. Pero bajo horarios ajustados, un gerente de proyecto debe estar preparado para morder más de lo que puede masticar. Ahí es donde conocer las herramientas adecuadas para administrar múltiples tareas puede ser de gran ayuda.
  • Negociación: los gerentes de proyectos con buenas habilidades de negociación serán un activo para sus equipos en la búsqueda de resolver conflictos al encontrar los escenarios de ganar-ganar para todos.
  • Recuperación del proyecto : espero que no tenga que hacer la recuperación del proyecto. Pero, si está buscando mejorar su carrera, entonces mostrar sus habilidades para cambiar a un equipo y un proyecto de bajo rendimiento seguramente lo apartará de sus compañeros.
  • Entusiasmo : simple y llanamente, no nos gustan los líderes negativos, nos deprimen. Queremos líderes con entusiasmo, con un rebote en sus pasos, con una actitud positiva. Ser un gestor positivo y difundir la positividad.

Ser tecnológicamente inteligente también juega un papel muy importante. Usando las herramientas adecuadas

Echa un vistazo a ProofHub. Un software de gestión de proyectos para planificar , colaborar , organizar y entregar proyectos de todos los tamaños. Le proporciona a su equipo las herramientas adecuadas para planificar con anticipación. Defina objetivos, comparta ideas y desarrolle estrategias para obtener lo mejor de su equipo. Desde autónomos y pequeñas tiendas hasta medianas empresas y las marcas más importantes; todo el mundo ama ProofHub!

También ofrece una prueba gratuita de 30 días y una demostración gratuita para ayudarlo a comprender la herramienta. Así que regístrate, dale una oportunidad. Estoy seguro de que te encantará!

Si tiene que administrar una gran cantidad de proyectos simultáneamente , el mejor consejo sería utilizar un software que le permita visualizar todas sus tareas, recursos y cargas de trabajo. Además, asegúrese de que la herramienta que utiliza introduce el análisis a su rutina de planificación, ya que la replanificación manual es casi imposible.

Pero esta idea probablemente no sea nueva para ti. Además, recomiendo elegir una aplicación que aborde la gestión de proyectos desde la perspectiva de la disponibilidad de recursos, por ejemplo, una aplicación que crea cargas de trabajo basadas en el esfuerzo y evita la sobredosis de trabajo .

Solo si su equipo es proactivo, enfocado y feliz, podrá hacer que su negocio sea más exitoso.

Si está interesado en esta filosofía, visite Epicflow, una solución de administración de proyectos basada en la web para navegar en entornos de múltiples proyectos. Le ayuda a liberar cuellos de botella y lograr hitos, lo que significa que puede cumplir con las fechas de vencimiento y evitar el riesgo de retrasos en los proyectos .

Aquí hay una serie de características que incluye:

  • Pipeline para mostrar múltiples proyectos e hitos.
  • Gráfico de carga histórica para presentar el rendimiento, la capacidad, la carga y la salida del grupo a lo largo del tiempo.
  • Gráficos de carga futura para ayudarle a tomar el control de la planificación de recursos y para predecir el impacto de proyectos adicionales en los proyectos existentes en su cartera.
  • Lista de tareas para asignar prioridades a las tareas según las necesidades del proyecto y los recursos disponibles.
  • Semanas restantes para mostrar la cantidad de trabajo para cada grupo de recursos.
  • Asignación de usuarios para mostrar el progreso actual de la agrupación de recursos y equilibrar los recursos entre grupos.

Epicflow trabaja en conjunto con MS Project y Jira , aunque podemos discutir el potencial de integración en otra aplicación que pueda estar usando. Obtenga más información sobre nuestra filosofía y enfoque: regístrese para recibir una invitación gratuita y nos pondremos en contacto con usted lo antes posible.

¡Hola! Es una pregunta común, pero nunca es demasiado repetir los canales principales para los principiantes.

Primero : comunicación . Seamos comunicativos, entendámonos rápidamente y resolvamos todos los fallos fácilmente.

Segundoliderazgo – Seamos pacíficos, juiciosos y tranquilos.

Tercero : análisis y planificación : descubramos las mejores formas y mejoremos la productividad.

Cuartoconocimiento técnico : conozcamos nuestro nicho y las tareas de las personas con las que trabajamos.

Quinto : el sentido del humor : moderado y amable, solo para eliminar las irregularidades.

Aquí hay algunos artículos asombrosos del año pasado con los consejos de PM para aún más mejoras personales:

4 consejos de gestión de proyectos para mantener a tu equipo virtual en la pista

6 consejos para una mejor gestión de proyectos

50 consejos rápidos para la gestión de proyectos

Espero que sea útil, chicos!

Conocer la teoría de la gestión de proyectos, pero sin las habilidades para aplicar lo que sabemos es inútil. De manera similar, no tiene sentido tener las herramientas y técnicas correctas, pero sin la habilidad para darles un buen uso. Entonces, para convertirnos en grandes gerentes de proyectos, debemos afinar nuestras habilidades de gestión de proyectos donde la teoría, la experiencia y el conocimiento de la aplicación adecuada se unen en una familia feliz.

  1. Comunicar, comunicar, comunicar. Y luego comunicarnos un poco más.
  2. Respeta que el equipo del proyecto sea solo eso, un equipo. Todos llevamos el mismo jersey.
  3. Sé bueno haciendo preguntas, pero genial escuchando respuestas.
  4. Sea proactivo al abordar los obstáculos del proyecto. Si los problemas están estacionados, haga que el objetivo sea sacar el problema de ese lugar de estacionamiento; no solo siga alimentando el medidor.
  5. Las prioridades establecidas al inicio de un proyecto pueden no ser las prioridades durante la ejecución. Sea observador y vuelva a evaluar las prioridades del proyecto con frecuencia, luego actúe en consecuencia.
  6. Sea entusiasta acerca de abordar los problemas. Es contagioso.
  7. No permita que los planes y procedimientos recojan el polvo en los estantes. Utilízalos, repásalos y mejora continuamente.
  8. Los desafíos de proyectos del pasado ayudan a moldear los éxitos de proyectos del futuro.
  9. Trabaje para establecer una relación sólida con las partes interesadas del proyecto al comienzo de un proyecto y demuestre que es un punto de contacto confiable durante todo el proyecto.
  10. Se Flexible. Prácticamente todos los proyectos tendrán sus desafíos: reconozca que un poco de flexibilidad puede ayudar a un proyecto y no sea adverso al cambio.

La gestión de proyectos es el tren de inicio, organización, ejecución, control y cierre creado por un grupo para lograr objetivos específicos y cumplir con criterios de logros específicos en el momento predefinido. Una tarea es una empresa impermanente destinada a crear un artículo, una administración o un resultado único en su clase con un inicio y un final caracterizados (normalmente obligados por el tiempo y generalmente obligados a subvencionar o dotar de personal) para cumplir objetivos y destinos excepcionales, normalmente para lograr Cambio útil o estima incluida.

La breve idea de las empresas sigue siendo interesante, sin nada nuevo (u operaciones). los cuales son ejercicios prácticos redundantes, perpetuos, o semi-duraderos para crear ítems o administraciones. Hablando en términos prácticos, la administración de tales enfoques de creación particular requiere el avance de aptitudes y sistemas de administración especializados inconfundibles.

La prueba esencial de la administración de la empresa es lograr la mayor parte de los objetivos de la tarea dentro de los imperativos dados. Estos datos generalmente se muestran en la documentación de la empresa, realizada hacia el inicio del procedimiento de mejora. Los imperativos esenciales son la extensión, el tiempo, la calidad y el plan de gastos. El desafío auxiliar, y más impulsado, es simplificar la designación de fuentes fundamentales de información y aplicarlas para cumplir objetivos pre-caracterizados. La protesta de la administración de la empresa es entregar una empresa completa que se ajuste a los objetivos del cliente.

En general, la cuestión de la administración de la empresa es, además, dar forma o cambiar el resumen del cliente con un objetivo final específico para que tenga la capacidad de abordar los objetivos del cliente. Una vez que los destinos del cliente se hayan establecido, obviamente, deberían afectar a todas las elecciones realizadas por otras personas involucradas con los supervisores de empresas, planificadores, trabajadores contractuales, trabajadores sub-temporales, etc. En caso de que los destinos de administración de tareas estén mal caracterizados o respaldados con firmeza, afectará negativamente a la gestión básica del equipo de liderazgo.

Las 4 P’s de Project Management

Los exámenes tardíos apuntan a las cuatro P de la administración de la empresa; En conjunto, estas “4 P” hacen el truco para retratar la forma de vida que existe dentro de los grupos de empresas:

1) P para el plan : esto alude a todos los ejercicios que incluyen organizar y anticipar. En esta etapa, la empresa y, además, los componentes de las actividades no han aparecido todavía;

2) P para Procesos : también informados en el PMBOK (Libro de Conocimiento de Gestión de Proyectos), las empresas generalmente comprenden una progresión de procedimientos preordenados y en general organizados;

3) P para las personas : las personas son un segmento fundamental del flujo de la tarea y varias investigaciones demuestran que las personas están en el centro de los problemas endémicos de algunas empresas. Específicamente, la supuesta mezcla impactante alude a una mezcla de falta de previsión y personas deficientes; Al final,

4) P for Power: que representa todas las líneas de expertos, líderes, organogramas, estrategias de ejecución y las preferencias.

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  • Hazte realista con tu alcance / presupuestos / etc …
  • Comunicar … Comunicar … todo el tiempo
  • Mantenga siempre un control sobre la salud de su proyecto
  • Anticipar los riesgos
  • Delegar apropiadamente
  • Comunicar en cada etapa … No puedo enfatizar más en esto. Es el aspecto más importante.
  • Construir relaciones
  • Manténgase un paso por delante en todo momento.
  • Nunca pierdas de vista el panorama general
  • Recuerde la fórmula: Gestión eficaz de proyectos = Personas + Herramientas + Cultura. Nutrir las tres variables de la ecuación para el éxito.
  • Use una plataforma todo en uno para administrar proyectos y colaborar en el trabajo

Aquí hay una buena infografía sobre la gestión de proyectos. INFOGRAFÍA: 5 axiomas de la gestión eficaz de proyectos.

1. Asegúrese de tener todos los detalles del proyecto por adelantado

Un alcance del proyecto completamente detallado, con la aprobación de todos los interesados, es una necesidad. Asegúrese de que el alcance incluya hitos interinos, un cronograma detallado y un presupuesto que sea suficiente para cubrir todo el trabajo requerido.

Si obtiene todo por escrito al inicio del proyecto, tiene una base excelente sobre la cual construir. El cambio es inevitable, pero debe mantener el control y señalar cuándo el proyecto comienza a parecerse a algo completamente diferente de lo que se describió originalmente. Esto es fundamental para evitar un desastre si su cliente tiende a “aumento de alcance”, que es cuando alguien pide “solo una pequeña cosa más” repetidamente, hasta que el esfuerzo se ha vuelto mucho más o diferente de cuando comenzó.

2. Establecer expectativas realistas.

Una PM que una vez supe le gustaba decir: “Puedes tener dos de las tres: buena, rápida, barata. No puedes tener los tres “.

Asegúrese de que todos los integrantes del equipo, incluido el cliente, comprendan las limitaciones del proyecto. Puede terminar una tarea con éxito a tiempo y dentro del presupuesto, siempre que las expectativas sean razonables. Lo más probable es que no pueda hacer milagros si las expectativas no son razonables, y solo se prepararía para el fracaso del proyecto. No comiences tu proyecto con el fracaso casi predestinado.

3. Establecer criterios medibles y reportables para el éxito.

¿Cómo puede saber si su proyecto tendrá éxito si no tiene ninguna forma de medir el éxito? Necesitará hitos provisionales, especialmente para un esfuerzo que abarcará un largo período de tiempo, de modo que pueda determinar si se mantiene en el camino o se desvía de los objetivos del proyecto.

Debe tener puntos de control internos y puntos de control del cliente. Nunca deje de incorporar los comentarios de un cliente hasta el final del proyecto, a menos que quiera arriesgarse a tener que volver a trabajar componentes sustanciales si el cliente no está contento.

4. Seleccionar miembros del equipo, y asignar responsabilidades cuidadosamente

Reúna sus recursos humanos y asegúrese de que los conjuntos de habilidades se alineen con los roles requeridos. Este es un primer paso importante: si asigna a la persona equivocada a una tarea, está reduciendo sus posibilidades de éxito incluso antes de que comience el proyecto.

Asegúrese de que cada miembro del equipo tenga claro qué se espera de ellos y cuándo. Anímelos a hacer preguntas para aclarar cualquier cosa que pueda parecer incierto y a acudir a usted cada vez que algo parezca estar fuera de lugar o ir mal. La comunicación clara y abierta es de misión crítica.

5. Abraza tu papel como líder

Usted es el director de este proyecto, así que asegúrese de actuar en la parte y no permita que ningún otro miembro del equipo asuma el dominio sobre su posición. Es su trabajo sacar el mejor trabajo de los miembros de su equipo, de modo que sea un entrenador, un mentor y un motivador. Es posible que deba cultivar un ambiente de equipo entre personas que no han trabajado juntas antes, así que asegúrese de incluir ejercicios de formación de equipos si es necesario. Usted también es el enlace con el cliente, por lo que debe ser preciso en sus comunicaciones tanto interna como externamente.

Asegúrese de proporcionar un liderazgo fuerte y tranquilo a su equipo si su proyecto encuentra turbulencia. Es mucho más difícil ser un gran líder en tiempos de estrés, pero eso es exactamente cuando tu equipo te necesita más.

6. Gestionar los riesgos del proyecto.

Es de esperar que haya definido los riesgos más probables por adelantado durante la preparación del proyecto, por lo que ya tendrá planes de contingencia para ciertas situaciones. Si puede ver cuándo un riesgo es inminente, puede tomar medidas preventivas para evitarlo, o puede intervenir rápidamente con medidas correctivas si es necesario.

Esté preparado para detener un proyecto si el riesgo se vuelve inaceptable. Parte de su rol como líder es saber cuándo las cosas han comenzado a moverse inexorablemente hacia un punto de falla.

7. Evaluar el proyecto cuando esté completo

Una vez que se ha completado un proyecto, es importante hacer un informe “post mortem”, incluso si es solo para propósitos internos. Puede identificar qué salió bien y qué salió mal, determinar qué podría o debería haberse hecho de manera diferente y establecer las mejores prácticas para su uso en futuros compromisos.

Recientemente escribimos una publicación en el blog que describe 30 cosas que los mejores gerentes de proyectos saben y hacen. Esas 30 cosas son las siguientes:

  1. Escucha
  2. Comience cada mañana con un simple “buenos días” o “hola, ¿cómo está?” Dirigido a su equipo
  3. Aborde las misiones, objetivos, procesos y procedimientos de su equipo.
  4. Organice reuniones de equipo para que la comunicación fluya libremente.
  5. Establezca expectativas, roles y responsabilidades desde el principio
  6. Dar crédito a quien crédito merece
  7. Predicar con el ejemplo
  8. Sonreír
  9. No te guíes por el miedo ni creas un ambiente de ansiedad.
  10. No mires a la gente simplemente como un número.
  11. Se humilde y agradecido
  12. Deshazte del ego y de las políticas innecesarias.
  13. Fomentar el crecimiento
  14. Promover la educación
  15. Adoptar una filosofía de equilibrio vida / trabajo.
  16. Se respetuoso
  17. Hacer preguntas
  18. Mantenga su puerta abierta
  19. Ensuciarse las manos
  20. Se real
  21. Mantente enfocado
  22. Mantente tranquilo, fresco y recogido
  23. No reemplace el correo electrónico con la interacción social
  24. Llegar al punto
  25. Saber qué motiva al equipo.
  26. No micromanage
  27. Que sean brillantes
  28. Ser transparente
  29. Eventos de creación de equipos anfitriones
  30. Conoce a tus asociados

Si desea más detalles sobre estos consejos, puede acceder a la publicación completa del blog aquí: Lista de verificación de la gestión del proyecto: 30 cosas que los mejores gerentes saben y hacen

También tenemos algunos otros recursos que podrían ayudar:

50 técnicas probadas de gestión de proyectos de 50 expertos líderes de PM hoy

Gestión de proyectos: una habilidad de supervivencia

En primer lugar, debe eliminar las hojas de cálculo para administrar sus proyectos, ya que la gestión de cargas de datos en camiones puede llegar a ser complicada. En su lugar, use una herramienta de PM simple como ProProfs Project para administrar los flujos de trabajo y realizar un seguimiento de los entregables. Si está comenzando con la gestión de proyectos, aquí hay algunos consejos y trucos:

Comience con la planificación

Lleve a cabo una reunión con los miembros de su equipo para analizar los requisitos, las metas y los objetivos del proyecto. Tomar insumos antes de que el proyecto se ponga en marcha podría ayudar a salvar muchos problemas en etapas posteriores.

Preparar estimaciones de asignación

En esta etapa, debe decidir sobre la cantidad de recursos, costos y tiempo requerido para implementar las etapas individuales en el proyecto. Al principio, puede hacer estimaciones aproximadas y ser conciso después de discusiones sucesivas.

Elige una metodología

Puede elegir una metodología que se ajuste a sus requisitos, ya sea Scrum, Kanban o Agile. Para mayor claridad, haga clic aquí.

No renunciar a la evaluación de riesgos

Muchas organizaciones omiten el análisis de riesgos, pero usted no debería. Discuta sobre qué riesgos se pueden encontrar y prepárese con un plan de mitigación.

ProProfs Project puede ayudarlo a rastrear sus proyectos de principio a fin con la precisión requerida. Con esta práctica herramienta de PM, puede crear proyectos, realizar un seguimiento del tiempo, crear informes valiosos y mucho más. Puede hacer un recorrido aquí o realizar una prueba sin compromiso de 14 días para acostumbrarse a las características. Para planes y precios, haga clic aquí.

Crear el plan

¿Qué tiene esto que ver con la gestión del tiempo que oigo preguntar? Bueno, si todos saben lo que están haciendo y tienen un plan con hitos regulares en los que centrarse, usted, como gerente del proyecto, dedicará mucho menos tiempo a lidiar con los problemas causados ​​por la falta de claridad.

Recuerda la regla 80/20

La regla 80/20 (o el Principio de Pareto) es la idea de que al hacer el 20% del trabajo puede producir el 80% del beneficio de hacer todo el trabajo.

El valor de esto para un gerente de proyecto es que le recuerda que debe concentrarse en el 20 por ciento de las actividades que importan. De las actividades que realiza durante su proyecto, solo el 20 por ciento son importantes. Esos 20 por ciento producen el 80 por ciento de sus resultados. Identificar y centrarse en esas actividades.

No solo actualizaciones de estado

Es mejor evitar las reuniones de equipo cuando recorre la sala pidiéndole a cada persona que actualice su estado. Estas reuniones tienen poco valor y pierden tiempo. En su lugar, pasar ese tiempo centrándose en los riesgos, problemas y oportunidades. Usa el equipo para intercambiar ideas y crear ideas.

Tenga una agenda acordada que mantenga en las reuniones de equipo. Si programa una hora para la reunión, asegúrese de que dure una hora y no más.

Desconecte los problemas importantes si es probable que causen un exceso de reuniones. No haga que todos se sienten en largas discusiones técnicas que no los involucren. Establezca un grupo de trabajo para centrarse en los problemas e informar al equipo en una reunión futura.

Dejar de micro gestión

Evita profundizar en los detalles del trabajo. Con los proyectos de desarrollo de software, no es necesario que el administrador del proyecto se involucre a nivel de código, déjelo a los desarrolladores. Has seleccionado el equipo adecuado para el trabajo. Permítales continuar con lo que hacen mejor, mientras usted se concentra en llevar el proyecto a una conclusión exitosa.

No hagas el trabajo

Muchos gerentes de proyectos cometen el error de involucrarse en “hacer el trabajo”. Evita esto a toda costa. Administrar proyectos es un trabajo de tiempo completo y quitarle la vista de la pelota (aunque sea por un período corto) puede causar problemas. Puede ser tentador realizar algunas tareas cuando se avecina una fecha límite, pero deje esto en manos de otros mientras continúa con la gestión del proyecto.

Crear una lista de tareas pendientes

La reparación del correo electrónico es un problema moderno que puede distraerlo de hacer las tareas que necesita o planifica. Crear una lista de tareas diarias lo mantiene enfocado en lograr sus objetivos. Al rascar las tareas de su lista puede crear un sentido real de logro e impulsa una mayor actividad.

La gestión de un proyecto, especialmente por primera vez, puede ser una tarea desalentadora. Hay un montón de pequeños trucos que podría enumerar, como esos pequeños trucos y consejos que la gente ofrece para viajar, pero el penúltimo consejo es encontrar el ritmo y la forma en que te sientes cómodo haciendo las cosas. Dicho esto, algunos best-sellers son realmente buenas lecturas si realmente quieres superar esos proyectos que estás manejando.

  1. Sprint by Jake Knapp proporciona una excelente manera de programar tus proyectos. Vea cómo pasa de la idea al prototipo a la decisión en solo cinco días. Esto le ahorra a usted ya su equipo tantas horas y tanta energía.

Sprint: cómo resolver grandes problemas y probar nuevas ideas en solo 5 días

  1. Getting Things Done by David Allen es prácticamente el clásico de culto de los libros de productividad. Te enseñará a reevaluar los objetivos y mantenerte enfocado incluso en situaciones fluctuantes y superar esos sentimientos de confusión o ansiedad cuando el suelo es arrastrado por debajo de ti.

Conseguir que las cosas se hagan a granel

  1. Las cosas grandes hechas por Erica Dhawan y Saj-Nicole Joni pueden sonar similares, pero es drásticamente diferente a la de Get Things Done, que suena similar. Es más una guía para aprovechar al máximo sus redes para provocar cambios y significados. Es un libro inspirador sobre cuán poderosa es la creatividad.

Haga las cosas grandes: el poder de la inteligencia conectional

  1. El Principio 80/20 de Richard Koch realmente ayuda a acelerar cualquier situación en la que se encuentre. Al utilizar el “Principio 80/20” o la “Ley de Pareto”, esencialmente está trabajando de manera más inteligente en lugar de solo más difícil para que pueda lograr Más con menos esfuerzo, tiempo y recursos.

El principio 80-20: el secreto del éxito al lograr más con menos

  1. Start With Why por Simon Sinek es una interesante. Solo quiero incluir aquí cómo los comienzos en la mentalidad correcta pueden marcar la diferencia. Sin embargo, en general se aplica a toda la cultura de la empresa, la idea de basar “por qué” en todo lo que hace puede realmente llevar a su país “cómo” va a lograr lo que necesita hacer.

Comience con Por qué: cómo los grandes líderes inspiran a todos a tomar medidas

Espero que esta lista ayude! Si está buscando aún más libros de negocios para esforzarse por ser un mejor gerente o líder, tenemos una gran lista que revisa todo el año y lo condensa a los mejores / más populares:

6 mejores libros de negocios de 2016

La gente ya ha dado muchos consejos buenos y generales, así que me centraré en los aspectos prácticos. Un buen consejo se adhiere a un plan sólido ANTES de iniciar el proyecto. El truco principal es comenzar correctamente 🙂 Esto es para asegurarse de que todos se sientan seguros y que sepan a dónde se dirigen.

Donde trabajo, hemos creado una lista de verificación de todo lo que hay que hacer antes de la gran reunión de inicio (esta es una casa de software, por cierto, por lo que, obviamente, algunos elementos de la lista solo se refieren a proyectos de software). Esto es lo que usamos internamente, y funciona para nosotros. Debería ser de ayuda!

Lista de verificación de gestión de proyectos: antes de comenzar

Si no has hecho todas esas cosas antes de empezar, aún puedes, pero cuanto más rápido, mejor. Las personas deben saber dónde se pueden encontrar otros miembros del equipo. Los documentos deben ser fáciles de buscar. Los trabajos pendientes y los rastreadores son una necesidad.

Por lo que sé por experiencia, otro consejo es conseguir el equilibrio adecuado como PM: personalidad fuerte, pero simpático: preciso y saber cuándo solicitar, pero no micro-gerencial … su equipo y cliente deben darle su opinión. Puede que no sea fácil pero vale la pena.

Hola,

¡Gracias por pedirme que responda a tu pregunta! Como escribí en una respuesta anterior, la gestión de proyectos puede ser realmente difícil porque hay mucho de qué hacer un seguimiento. Muchos administradores de proyectos han incorporado aplicaciones de administración de proyectos en sus rutinas diarias para hacer un seguimiento del progreso y asegurarse de que todo se complete de manera eficiente y exitosa.

Trabajo en Appfluence, creador de la aplicación Priority Matrix. La aplicación se basa en el método Eisenhower de gestión del tiempo que promueve la priorización de tareas en función de su nivel de criticidad y la urgencia con que deben terminarse.

Esto asegura que usted y su equipo permanezcan enfocados en lo más importante, mientras mantiene ocupado el trabajo fuera de su escritorio.

Puede utilizar nuestra aplicación para:

  • Crea varios proyectos para categorizar lógicamente las tareas.
  • Añadir notas y subir archivos a tareas.
  • Utilice nuestro chat en la aplicación para comunicarse con su equipo en tiempo real
  • Agregue fechas de vencimiento a las tareas y sincronice con su calendario
  • Suba archivos directamente a la aplicación en el móvil, para actualizaciones de progreso visual
  • Delegar tareas a los miembros del equipo con solo tocar un botón
  • Mejore la visibilidad y la responsabilidad en todo su equipo
  • Utilice nuestra Lista maestra para ver artículos en todos los proyectos
  • Establezca recordatorios de tareas para asegurarse de que nada se deslice por las grietas
  • Comunicarse con los clientes y hacer un seguimiento de las interacciones.
  • Compilar informes diarios para pasar la cadena de mando.
  • Colabora en proyectos, manteniendo a otros privados.
  • Acceda a los diagramas de Gantt
  • Personalice las plantillas para adaptarse mejor a su flujo de trabajo
  • Gestiona tus correos electrónicos
  • Consulta los informes diarios y semanales de tu equipo.
  • Ahorre horas por semana cuando deje de reescribir su lista de tareas pendientes

¡También ofrecemos entrenamiento de productividad gratuito para todos nuestros usuarios! Uno de nuestros representantes de éxito del cliente estará encantado de ofrecerle una consulta personalizada sobre cómo integrar mejor el producto con su negocio.

Estamos disponibles para Mac, Windows, Android, iPhone y iPad.

Visite nuestro sitio web o encuentre más consejos de productividad en nuestro blog.

¡Espero que esto ayude! Buena suerte. ¡¡Ten un día maravilloso!! 🙂

Bueno, no hay consejos ni trucos fijos aplicables a todos los proyectos y organizaciones, sin embargo, hay algunas reglas de guía para identificarlos.

1. Comprender la cultura de la organización , que le ayuda a identificar lo siguiente

2. Ayuda a identificar la forma de ejecutar los proyectos.

3. Ayuda a identificar el apetito de riesgo de la organización.

4. Ayuda a identificar a las partes interesadas clave y su motivación, comportamiento y expectativa.

5. Ayuda en la red.

6. Ayuda a identificar a los patrocinadores y sus expectativas.

A continuación hay algunos consejos que se esperan en general en casi todos los gerentes de proyecto.

1. No conduzca, conduzca un proyecto, es decir, tenga el control total del proyecto y prevea cualquier cambio imprevisto.

2. Seguir refinando el plan del proyecto.

3. Seguir evaluando el registro de riesgos.

4. Eliminar el supuesto y mantener a todos actualizados especialmente en la reunión de administración

5. Entienda al equipo, entienda su motivación y temor, ayude a generar confianza, garantice la apreciación de los equipos en lugar de los individuos

¡¡Espero que ayude!!

Consejo 1: Detalles del proyecto Nail Down

Antes de comenzar el proyecto, asegúrese de que se basa en una base sólida y que cuenta con la participación de todos los interesados ​​clave. Comprenda sus intereses y expectativas y sea consciente de cómo determinarán si el proyecto tiene éxito o no. También deberá asegurarse de que el alcance del proyecto esté claramente identificado, incluidos los roles y responsabilidades de los distintos miembros del equipo del proyecto. Desarrolle el plan del proyecto y verifique que los objetivos de los elementos clave estén claramente definidos y estrechamente alineados. También debe establecer criterios de éxito medibles y rastreables, incluidos el cumplimiento de las tareas programadas, el logro de los objetivos presupuestarios, la confirmación de que la funcionalidad del producto es satisfactoria para el cliente y la garantía de que se cumplen las normativas gubernamentales y / o de la industria. Cuide todos los detalles para sentar las bases del éxito de su proyecto.

Consejo 2: Identificar los requisitos del proyecto y del equipo

Una vez que haya implementado un plan sólido, puede comenzar a implementarlo al reunir un equipo de proyecto efectivo. Como se señaló en un artículo publicado por la Plantilla de planificación de la gestión del kit de herramientas de servicios de TI, “El equipo del proyecto es una unidad de trabajo de partes individuales, compartiendo un objetivo común, logrado mediante la aplicación estructurada de habilidades combinadas”. El artículo también establece que “El el primer paso para el éxito del equipo comienza con la organización inicial: reunir y organizar los recursos disponibles capaces de trabajar en conjunto mediante la integración de habilidades, talentos y personalidades individuales “. Como gerente de proyecto, deberá alinear esas habilidades, Talentos y personalidades con las necesidades apropiadas del proyecto. Asegúrese de que cada persona que trabaje en el proyecto tenga claro cuál es su tarea y lo que está proporcionando al finalizar.

Consejo 3: Sé el líder del proyecto

Un papel clave en la gestión de proyectos es el líder del proyecto. En esta posición, deberá cultivar una dinámica de equipo buena y positiva y actuar como un entrenador y / o mentor para todos los miembros del equipo. También será el líder a la hora de obtener aportes del equipo del proyecto y de las principales partes interesadas, así como de obtener su aceptación. Como líder de proyecto, usted es esencialmente el capitán de la nave. Eso significa que tendrá que determinar las aguas turbulentas que pueden estar por delante. Además, deberá inspirar a su equipo para que lo siga a través de los tiempos turbulentos, así como los tiempos de calma. Si no tiene habilidades de liderazgo efectivas, es posible que no pueda superar los desafíos que enfrenta su proyecto. Toma el timón y lleva a tu equipo al éxito.

Consejo 4: Definir hitos críticos del proyecto

Identificar momentos definitorios a lo largo del proyecto. Puede proporcionar un ciclo de vida del proyecto incluyendo las cuatro fases principales: inicio, planificación, ejecución y cierre. Realice una evaluación real al final de cada fase. Asegúrese de examinar cada entregable. Desde partes del producto a los documentos técnicos para el plan del proyecto, necesitará todos los elementos involucrados para garantizar que el producto cumple con las especificaciones del proyecto. El producto debe estar alineado con la calidad que esperan sus clientes. Estos hitos no solo lo ayudarán a eliminar el riesgo del proyecto y monitorear el cambio del proyecto, sino que también lo alertarán sobre cualquier problema continuo y asegurarán que cada pieza se complete correctamente.

Consejo 5: mantener las líneas de comunicación abiertas

Uno de los pasos más críticos en el proceso de gestión del proyecto es asegurar que las líneas de comunicación estén abiertas. Como administrador del proyecto, deberá ser el operador de este sistema de comunicaciones. Mantenga un plan de comunicaciones y apéguese a él. A lo largo de todo el proyecto, la comunicación debe ser coherente, abierta, honesta y clara. Asegúrese de mantenerse en contacto con todas las partes interesadas clave y los miembros del equipo durante el proceso del proyecto. Asegúrese de que todos tengan la información necesaria para tomar decisiones y continuar con el proyecto. También puede mantener a todos en la misma página creando informes de estado basados ​​en la información y las actualizaciones del proyecto.

Consejo 6: Lograr la documentación pertinente

Desde el inicio del proyecto hasta los hitos en el camino, debe contar con la documentación firmada por los interesados. Un reciente connectitnews.com | El artículo de connectitnews.com se recomienda para “Asegurarse de que toda la documentación esté en línea con la metodología de gestión de proyectos elegida para garantizar que su equipo de proyecto esté cubierto en términos de entregables y expectativas”. Incluso con los mejores procesos de gestión de proyectos implementados, es no es frecuente que un proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto, por lo que deberá tener la documentación adecuada lista para los interesados ​​y planificar para cualquier evento imprevisto. Sin embargo, no desea complicar en exceso el proceso de administración del proyecto con demasiada documentación que no agregue valor al proyecto.

Consejo 7: Administrar los riesgos del proyecto

Puede haber un riesgo en cualquier momento durante el proyecto. Su experiencia en gestión de proyectos con proyectos similares puede ayudarlo a orientarse para que pueda prever cuándo el riesgo es inminente y cuándo es necesario tomar medidas correctivas. Al tener una comunicación abierta, debe poder entender qué riesgos, si los hay, se están acercando y gestionarlos antes de que se salgan de las manos. Deberá identificar y controlar los riesgos del proyecto antes de que lo controlen a usted. Dado que un riesgo es solo un problema potencial, debe cuidarlo antes de que se convierta en un problema real. Como una de las mejores prácticas más imperativas en el proceso de gestión de proyectos, la gestión de riesgos es esencial para el éxito del proyecto.

Consejo 8: Evitar el arrastramiento del alcance

La gestión del alcance de la gestión de proyectos es otro elemento esencial para el éxito del proyecto. Aunque algunos cambios son inevitables en cualquier situación del proyecto, querrá evitar que su proyecto se convierta en un caos. En general, el alcance del cambio ocurre cuando se agregan nuevos elementos a un proyecto que ya ha sido aprobado, pero no se tiene en cuenta aumentar el presupuesto, agregar más tiempo al cronograma y / o agregar más recursos para compensar el proyecto revisado. Si es necesario volver a visitar el alcance del proyecto, puede participar en el proceso de rescoping. Asegúrese de tener la documentación adecuada y de que todas las partes interesadas aprueben estos cambios antes de continuar.

Consejo 9: Prueba de entregables

Los entregables deben probarse en cada hito crítico y el producto final debe cumplir con los requisitos del proyecto. Antes de pasar a la siguiente fase del proyecto, debe asegurarse de que el producto se presente según lo previsto. Un artículo de ITToolkit.com dice que, “A medida que un proyecto evoluciona, se producen diversos tipos de entregables para respaldar la continuación del proyecto, para medir el progreso y para validar planes y supuestos … Los resultados se esperan y deben entregarse en cada etapa del ciclo de vida del proyecto . ”Al final del proyecto, el entregable debe cumplir o superar las expectativas del cliente para que se considere un éxito. La fase final del proyecto es el cierre. Esta gran final es una señal de logro para usted como gerente de proyecto, así como para el resto de su equipo y partes interesadas. Una vez que el proyecto esté completo y el cliente esté contento, su misión estará completa.

Consejo 10: Evaluar el proyecto

¿Qué lecciones has aprendido a lo largo de tu proceso de gestión de proyectos? Cada proyecto puede ser una valiosa herramienta de aprendizaje. Querrá revisar el proyecto en su totalidad, así como analizar varios componentes del proyecto. ¿Cuáles fueron las victorias del proyecto? ¿Dónde hubo decepciones del proyecto? Hacer conclusiones informadas sobre la calidad del proyecto y el rendimiento del producto. Compare el retorno de la inversión (ROI) planificado con el ROI real como una forma de entender el nivel de su éxito. Puede utilizar las lecciones aprendidas de cada proyecto para minimizar los fracasos futuros y maximizar los éxitos futuros.

Cuando se trata de la gestión de proyectos, hay muchos desafíos para mantener cada proyecto en marcha y dentro del presupuesto. Estos son algunos consejos y trucos de administración de proyectos para ayudar a garantizar que su proyecto se desarrolle sin problemas:

  • Detalles del proyecto Nail Down.
  • Identificar los requisitos del proyecto y del equipo.
  • Sé el líder del proyecto.
  • Definir hitos críticos del proyecto.
  • Mantenga las líneas de comunicación abiertas.
  • Lograr la documentación pertinente.
  • Gestionar los riesgos del proyecto.
  • Evite el alcance del arrastramiento.
  • Prueba de entregables.
  • Evaluar el proyecto.

– Asigne métricas medibles para poder hacer un seguimiento del progreso en las áreas que pueda;

– Motive a su equipo todos los días y asegúrese de proporcionar el entorno que necesitan para hacer un gran trabajo;

– Participe personalmente, pero confíe y no administre las microempresas con cada parte del proyecto;

– Trabajar con personas éticas inteligentes y tener la espalda frente a una alta gerencia y clientes;

– No haga promesas de plazos o entregables sobre un tema que no conoce, siempre dígale al cliente que le preguntará a la persona a cargo de la tarea cuánto cuesta o si es posible;

– Recuerde hacer un seguimiento de los cambios en el proyecto, y cuando calcule las órdenes de cambio, también se debe contar el tiempo que está gastando en ese cálculo.

– Use herramientas y software cuando pueda programar y hacer un seguimiento de las cosas, pero recuerde que tiene sentido común, es fácil perderse cuando confía demasiado en los programas, tome notas.

  1. Anote todo
  2. Gana el apoyo de tu equipo.
  3. Comunicarse bien
  4. Mantente entusiasta con las herramientas adecuadas.
  5. Conoce los atajos de teclado
  6. Elegir a la persona adecuada para el trabajo.
  7. Usa un sistema de CRM
  8. Crear una línea de tiempo legible
  9. Prepararse para la falla tecnológica
  10. Escribe un informe postmortem

Si dirige una agencia de marketing digital, una consultora o es un comercializador interno, NECESITA ver este video, consejos de administración de proyectos
,Que cubre:

  • La agencia del sistema utiliza para gestionar cientos de campañas con recursos MINIMALES.
  • Cómo construir y administrar procesos que nos ahorren tiempo y nos ayuden a escalar, RÁPIDO
  • La solución de automatización de gestión de proyectos que hemos creado para la gestión de clientes con manos libres.

¡Espero que esto te ayude!

¡Hola!

¡Me encantaría darte algunos consejos! En primer lugar, debe evitar profundizar en los detalles del trabajo. Con los proyectos de desarrollo de software, no es necesario que el administrador del proyecto se involucre a nivel de código, déjelo a los desarrolladores. Has seleccionado el equipo adecuado para el trabajo. Permítales continuar con lo que hacen mejor, mientras usted se concentra en llevar el proyecto a una conclusión exitosa.

Además, busque las razones detrás de las solicitudes y acciones. Trate de ser un “por qué”, porque entender por qué lo ayuda a asegurarse de responder adecuadamente a los miembros del equipo, a los gerentes superiores y a todas las demás audiencias de proyectos (lo que, a su vez, aumenta la motivación y la aceptación de las personas).

Por supuesto, cuanto más claramente describa los resultados deseados, más fácilmente podrá la gente reconocer los beneficios asociados con su proyecto. Y mientras más claramente defina su trabajo previsto, más a menudo las personas harán preguntas importantes y perspicaces, y creen que pueden realizar el trabajo con éxito.

Esos son algunos consejos básicos. Trate de usarlo, y espero que esté siendo de ayuda.

He investigado exhaustivamente los enfoques tradicionales y contemporáneos de la gestión de proyectos y me parece bastante fácil referirme al triángulo del alcance como un pilar tradicional pero fundamentalmente importante de la gestión de proyectos. Considere el triángulo del alcance como un triángulo tridimensional de alcance, tiempo, costo y calidad. Por lo tanto, los mejores consejos de administración de proyectos se centrarían en tener un alcance de proyecto muy claro desde el inicio, pero permitiendo la flexibilidad necesaria en los cambios inherentes a cada proyecto. Además, el presupuesto por fases (tiempo y costo). Con la aplicación del control de calidad de sonido, debería aumentar la probabilidad de éxito del proyecto.