Consejo 1: Detalles del proyecto Nail Down
Antes de comenzar el proyecto, asegúrese de que se basa en una base sólida y que cuenta con la participación de todos los interesados clave. Comprenda sus intereses y expectativas y sea consciente de cómo determinarán si el proyecto tiene éxito o no. También deberá asegurarse de que el alcance del proyecto esté claramente identificado, incluidos los roles y responsabilidades de los distintos miembros del equipo del proyecto. Desarrolle el plan del proyecto y verifique que los objetivos de los elementos clave estén claramente definidos y estrechamente alineados. También debe establecer criterios de éxito medibles y rastreables, incluidos el cumplimiento de las tareas programadas, el logro de los objetivos presupuestarios, la confirmación de que la funcionalidad del producto es satisfactoria para el cliente y la garantía de que se cumplen las normativas gubernamentales y / o de la industria. Cuide todos los detalles para sentar las bases del éxito de su proyecto.
Consejo 2: Identificar los requisitos del proyecto y del equipo
Una vez que haya implementado un plan sólido, puede comenzar a implementarlo al reunir un equipo de proyecto efectivo. Como se señaló en un artículo publicado por la Plantilla de planificación de la gestión del kit de herramientas de servicios de TI, “El equipo del proyecto es una unidad de trabajo de partes individuales, compartiendo un objetivo común, logrado mediante la aplicación estructurada de habilidades combinadas”. El artículo también establece que “El el primer paso para el éxito del equipo comienza con la organización inicial: reunir y organizar los recursos disponibles capaces de trabajar en conjunto mediante la integración de habilidades, talentos y personalidades individuales “. Como gerente de proyecto, deberá alinear esas habilidades, Talentos y personalidades con las necesidades apropiadas del proyecto. Asegúrese de que cada persona que trabaje en el proyecto tenga claro cuál es su tarea y lo que está proporcionando al finalizar.
Consejo 3: Sé el líder del proyecto
Un papel clave en la gestión de proyectos es el líder del proyecto. En esta posición, deberá cultivar una dinámica de equipo buena y positiva y actuar como un entrenador y / o mentor para todos los miembros del equipo. También será el líder a la hora de obtener aportes del equipo del proyecto y de las principales partes interesadas, así como de obtener su aceptación. Como líder de proyecto, usted es esencialmente el capitán de la nave. Eso significa que tendrá que determinar las aguas turbulentas que pueden estar por delante. Además, deberá inspirar a su equipo para que lo siga a través de los tiempos turbulentos, así como los tiempos de calma. Si no tiene habilidades de liderazgo efectivas, es posible que no pueda superar los desafíos que enfrenta su proyecto. Toma el timón y lleva a tu equipo al éxito.
Consejo 4: Definir hitos críticos del proyecto
Identificar momentos definitorios a lo largo del proyecto. Puede proporcionar un ciclo de vida del proyecto incluyendo las cuatro fases principales: inicio, planificación, ejecución y cierre. Realice una evaluación real al final de cada fase. Asegúrese de examinar cada entregable. Desde partes del producto a los documentos técnicos para el plan del proyecto, necesitará todos los elementos involucrados para garantizar que el producto cumple con las especificaciones del proyecto. El producto debe estar alineado con la calidad que esperan sus clientes. Estos hitos no solo lo ayudarán a eliminar el riesgo del proyecto y monitorear el cambio del proyecto, sino que también lo alertarán sobre cualquier problema continuo y asegurarán que cada pieza se complete correctamente.
Consejo 5: mantener las líneas de comunicación abiertas
Uno de los pasos más críticos en el proceso de gestión del proyecto es asegurar que las líneas de comunicación estén abiertas. Como administrador del proyecto, deberá ser el operador de este sistema de comunicaciones. Mantenga un plan de comunicaciones y apéguese a él. A lo largo de todo el proyecto, la comunicación debe ser coherente, abierta, honesta y clara. Asegúrese de mantenerse en contacto con todas las partes interesadas clave y los miembros del equipo durante el proceso del proyecto. Asegúrese de que todos tengan la información necesaria para tomar decisiones y continuar con el proyecto. También puede mantener a todos en la misma página creando informes de estado basados en la información y las actualizaciones del proyecto.
Consejo 6: Lograr la documentación pertinente
Desde el inicio del proyecto hasta los hitos en el camino, debe contar con la documentación firmada por los interesados. Un reciente connectitnews.com | El artículo de connectitnews.com se recomienda para “Asegurarse de que toda la documentación esté en línea con la metodología de gestión de proyectos elegida para garantizar que su equipo de proyecto esté cubierto en términos de entregables y expectativas”. Incluso con los mejores procesos de gestión de proyectos implementados, es no es frecuente que un proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto, por lo que deberá tener la documentación adecuada lista para los interesados y planificar para cualquier evento imprevisto. Sin embargo, no desea complicar en exceso el proceso de administración del proyecto con demasiada documentación que no agregue valor al proyecto.
Consejo 7: Administrar los riesgos del proyecto
Puede haber un riesgo en cualquier momento durante el proyecto. Su experiencia en gestión de proyectos con proyectos similares puede ayudarlo a orientarse para que pueda prever cuándo el riesgo es inminente y cuándo es necesario tomar medidas correctivas. Al tener una comunicación abierta, debe poder entender qué riesgos, si los hay, se están acercando y gestionarlos antes de que se salgan de las manos. Deberá identificar y controlar los riesgos del proyecto antes de que lo controlen a usted. Dado que un riesgo es solo un problema potencial, debe cuidarlo antes de que se convierta en un problema real. Como una de las mejores prácticas más imperativas en el proceso de gestión de proyectos, la gestión de riesgos es esencial para el éxito del proyecto.
Consejo 8: Evitar el arrastramiento del alcance
La gestión del alcance de la gestión de proyectos es otro elemento esencial para el éxito del proyecto. Aunque algunos cambios son inevitables en cualquier situación del proyecto, querrá evitar que su proyecto se convierta en un caos. En general, el alcance del cambio ocurre cuando se agregan nuevos elementos a un proyecto que ya ha sido aprobado, pero no se tiene en cuenta aumentar el presupuesto, agregar más tiempo al cronograma y / o agregar más recursos para compensar el proyecto revisado. Si es necesario volver a visitar el alcance del proyecto, puede participar en el proceso de rescoping. Asegúrese de tener la documentación adecuada y de que todas las partes interesadas aprueben estos cambios antes de continuar.
Consejo 9: Prueba de entregables
Los entregables deben probarse en cada hito crítico y el producto final debe cumplir con los requisitos del proyecto. Antes de pasar a la siguiente fase del proyecto, debe asegurarse de que el producto se presente según lo previsto. Un artículo de ITToolkit.com dice que, “A medida que un proyecto evoluciona, se producen diversos tipos de entregables para respaldar la continuación del proyecto, para medir el progreso y para validar planes y supuestos … Los resultados se esperan y deben entregarse en cada etapa del ciclo de vida del proyecto . ”Al final del proyecto, el entregable debe cumplir o superar las expectativas del cliente para que se considere un éxito. La fase final del proyecto es el cierre. Esta gran final es una señal de logro para usted como gerente de proyecto, así como para el resto de su equipo y partes interesadas. Una vez que el proyecto esté completo y el cliente esté contento, su misión estará completa.
Consejo 10: Evaluar el proyecto
¿Qué lecciones has aprendido a lo largo de tu proceso de gestión de proyectos? Cada proyecto puede ser una valiosa herramienta de aprendizaje. Querrá revisar el proyecto en su totalidad, así como analizar varios componentes del proyecto. ¿Cuáles fueron las victorias del proyecto? ¿Dónde hubo decepciones del proyecto? Hacer conclusiones informadas sobre la calidad del proyecto y el rendimiento del producto. Compare el retorno de la inversión (ROI) planificado con el ROI real como una forma de entender el nivel de su éxito. Puede utilizar las lecciones aprendidas de cada proyecto para minimizar los fracasos futuros y maximizar los éxitos futuros.