Mover una oficina suena atractivo, todo es nuevo y diferente; ¡Podría potencialmente llevar a más éxito! Pero también puede llevar al caos, y eso es algo que nadie quiere. Antes de saltar a mover una oficina completa, echa un vistazo a estos consejos:
Mantener a los empleados actualizados
Programe una reunión tan pronto como haya decidido mudarse de la oficina. Explique a su personal las razones de la mudanza y los beneficios que se obtendrán de trabajar en la nueva ubicación. Para mantener a todos en la misma página, deje claras sus expectativas con respecto a
- si serán responsables de empacar o mover cualquier cosa;
- cómo, cuándo y dónde deben trabajar durante el traslado;
- la ubicación y detalles de estacionamiento del nuevo espacio; y
- El plano de planta que muestra dónde se ubicarán la oficina o el cubículo de todos.
Solicite información sobre cualquiera de estos elementos y tome en serio las preocupaciones de su personal. Es posible que hayan pensado en algo que usted no tenía, e incluso pueden tener la solución perfecta.
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Configurar el nuevo espacio
Tan pronto como haya firmado el contrato de arrendamiento o la escritura de la nueva ubicación de la oficina, explore y cree un plano del piso donde estarán las oficinas y los cubículos de todos. Tenga en cuenta el tamaño de todos sus departamentos, la cantidad de espacio de trabajo que necesitan para el equipo y si planea contratar a más personas. Dibuje un diagrama (o haga que un empleado talentoso cree una versión digital) y etiquete todos los cubículos y las puertas de las oficinas para que no haya confusión para la empresa de mudanzas o el departamento de TI.
Ahora que sabe a dónde van todos, piense en las necesidades de sus muebles. Poder reutilizar algunos de sus muebles existentes le evitará tener que comprar nuevos artículos. Pero si puede donar lo que ya tiene (y se le entrega nuevo material), no tendrá que pagar para guardarlo o moverlo.
Afuera con lo viejo…
Al igual que nuestros hogares, nuestras oficinas acumulan mucho a lo largo de los años: desorden físico, digital e informativo. Ahora es el momento de purgarlo. Revise los archivos y el papeleo viejos y guárdelos en el almacenamiento o tírelos. Contrate a una empresa profesional para destruir documentos confidenciales (para proteger su privacidad y la de sus clientes). Envíe manuales a todo el personal con pautas para destruir, tirar o guardar sus documentos personales. Y mientras lo hace, actualice el manual del empleado y asegúrese de que cada empleado reciba una copia en la nueva oficina.
Este también es un buen momento para actualizar su equipo informático y soluciones de almacenamiento. ¿Los monitores viejos y voluminosos ocupan un espacio valioso en el escritorio? ¿Existe un nuevo sistema de red con el que su administrador de TI se esté preocupando? Mover su oficina es el momento perfecto para implementar el cambio. Piense en soluciones eficientes, ergonómicas y de ahorro de espacio para los problemas que tiene actualmente.
Difundir la palabra
Ahora que se instaló en su nuevo espacio y comenzó a trabajar, asegúrese de que sus clientes sepan dónde se encuentra. Actualice la oficina postal con su nueva dirección y realice los cambios necesarios en su
- Papel con membrete, carátulas de fax y tarjetas de visita.
- Registro de vehículos de la empresa.
- Páginas web y redes sociales.
- Elementos de marketing
- Directorios en linea
Configure un plan para deshacerse de sus materiales antiguos y póngase en contacto con sitios como http://Yext.com para ayudarlo a actualizar directorios en línea como Yelp y las Páginas Amarillas.
Cento Family Moving tiene años de experiencia ayudando a las personas a mudarse, y mudarnos de su oficina sería un placer. Llame hoy para obtener un presupuesto o use nuestra calculadora de cotizaciones en línea para ponerse a trabajar (y volver a hacer negocios).