“La planificación es traer el futuro al presente para que pueda hacer algo al respecto ahora”. ALAN LAKEIN
La clave para una buena gestión del tiempo es la planificación . Sin eso, nuestro cerebro se siente sobrecargado y nos pone en modo “abrumado”, lo que hace que sea casi imposible hacer el trabajo difícil.
Te sugiero que comiences con este sistema y lo modifiques a medida que avanzas para descubrir qué funciona mejor para ti:
¿CUÁNDO DEBE PLANIFICAR?
- Estoy encerrado debajo de mi escritorio. ¿Cómo me despegan?
- ¿Qué consejo le darías a un hombre de 21 años que quiere convertirse en un emprendedor de tecnología en aplicaciones móviles y comercio electrónico?
- ¿Qué consejo le darías a un turista solitario por primera vez?
- ¿Cuál es un consejo de currículum común que debes ignorar?
- ¿Cuál es el mejor consejo que puedes dar para sobrevivir a la educación preuniversitaria?
Para ser más efectivo, la planificación debe hacerse diariamente. Cada noche, antes de terminar el trabajo del día, dedique diez minutos a hacer lo siguiente:
Revisión:
Mira tu lista de tareas pendientes. ¿Qué se completó y qué queda por hacer?
Su lista de tareas debe incluir una sección para el trabajo y una sección para tareas personales.
Si estás buscando una gran aplicación, uso (y me encanta) ToDoist.
Priorizar:
Evalúe y priorice cada tarea (bajo-medio-alto, 1-2-3, amarillo-naranja-rojo … cualquier sistema que funcione para usted).
¿Qué REALMENTE necesita hacerse de inmediato?
¿En qué grandes proyectos necesitas comenzar a avanzar?
Estimar:
Para cada ítem en su lista de tareas, calcule cuánto tiempo cree que tardará en completarse.
Al principio, sus estimaciones pueden estar deshabilitadas, pero con el tiempo será bastante preciso al repetir tareas.
Grado de dificultad:
Es útil clasificar el grado de dificultad para cada tarea.
¿CÓMO DEBE PLANIFICAR?
¡Aquí es donde todo se junta!
- Cada noche, observe lo que debe hacerse (a cada tarea se le debe asignar un tiempo estimado y posiblemente un grado de dificultad).
- Saque su calendario y asegúrese de programar sus variables ‘fijas’ (horas de trabajo, reuniones regulares, etc.)
- Incluya sus artículos “fijos” personales (una clase de ejercicios, una tarde de baloncesto los miércoles por la tarde, etc.)
- Mire su lista de tareas y decida qué debe hacerse de inmediato.
- Tenga en cuenta los momentos del día en que está más alerta y atento. Programe sus tareas más difíciles durante estos tiempos.
- Permitir los descansos regulares.
- El método Pomodoro sugiere 25 minutos de concentración seguidos de 5 minutos de relajación. Puede usar esto como una guía o ajustarlo a su tiempo de trabajo óptimo.
¿POR QUÉ DEBE PLANIFICAR?
Su calendario servirá como su hoja de ruta cada día. Programar un tiempo específico para realizar el trabajo le permitirá realizar su trabajo de manera más eficiente y debe encontrar que también hay tiempo para hacer las cosas que disfruta (cenar con amigos, hacer ejercicio, ver películas, etc.)
Bloquear el tiempo en su calendario para las cosas personales que disfruta protegerá ese tiempo para que el trabajo no se introduzca.
Seguir un sistema como este le ayuda a dormir mejor por la noche y sabe qué esperar al día siguiente.
Dicho esto, a menudo nos levantamos a las crisis que nos obligan a cambiar nuestros planes. Tener un plan implementado lo hace más resistente y flexible para enfrentar sorpresas y manejar situaciones estresantes.
Si eres un estudiante, puedes aplicar los mismos conceptos (sustituir clases por reuniones, etc.)
Para obtener más consejos de productividad, echa un vistazo a mi blog o mi libro recién publicado.
¡Espero que eso ayude!
Sharon