Me encanta. Pero la clave es precisamente cómo organizar. También teniendo en cuenta el cambio de tecnología y el desarrollo de software a lo largo de los años, su sistema debe poder sobrevivir.
Copia de seguridad, esto es lo más importante. Rayo o falla de disco son los mayores riesgos. Puede utilizar un sistema de copia de seguridad clásico o puede mantener carpetas sincronizadas en algún lugar de Internet. Tengo una PC y un servidor en casa y simplemente hago copias. La desventaja de este sistema es que cualquier archivo eliminado de la fuente nunca se elimina automáticamente de la copia de seguridad. Eventualmente mi copia de seguridad es mucho más grande que la original. Como no tengo muchos documentos nuevos, no encuentro eso un problema.
Seguridad, no desea que ningún hacker pueda acceder a su vida privada en su PC. Por supuesto esto no se aplica a ningún documento. Sin embargo, es más seguro que los datos que se pueden utilizar para el fraude o el robo de identidad permanezcan únicamente en papel. El riesgo de que alguien robe papel es mucho menor. El sistema de seguridad digital para el hogar es poco confiable, costoso y complicado.
Accesos, desde qué lugares desea poder acceder a sus documentos. Pc, ipad, teléfono, laptop. Evernote o Google docs podrían funcionar. O cualquier otro servidor.
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Formato, qué tipo de archivo sobrevivirá más tiempo y funcionará mejor para usted. Tenga en cuenta que Apple, Android y Microsoft no manejarán ningún archivo de la misma manera. Yo elegiría pdf. Este es un estándar bueno, fácil de usar y ampliamente difundido.
Clasifique, almacene los archivos de manera que sea más fácil buscarlos, pero también que sea más fácil almacenar nuevos archivos. Haz de tu objetivo mantenerlo práctico sobre todo. Cuando no está bien organizado, buscar documentos digitales es peor que el papel. En Windows tiene una función de búsqueda, pero en cualquier otra plataforma, esta función podría no funcionar. Entonces aún tendrías que saber el nombre del documento.
Los nombres de archivo, cuando se usan fechas en el nombre de archivo, usan este formato: yyyy / mm / dd-filename. De esta manera, si ordena archivos por ‘nombre de archivo’ tendrá orden tanto en la fecha como en el nombre, lo que facilita mucho la búsqueda. Esto también funciona en todas las plataformas.
Los detalles son todos los consejos que puedo encontrar en este momento. Espero que te ayude.