¿Cuáles son los consejos importantes para un gerente de proyecto?

La capacitación técnica en gestión de proyectos no lo prepara para enfrentar las crisis cotidianas a nivel micro que aparecen de vez en cuando. Como profesional de gestión de proyectos, usted es un agente de cambio que trabaja con equipos compuestos por personas complejas en muchos roles diferentes. De alguna manera se supone que debes ser un líder, y saber leer el lenguaje corporal, negociar y ser un maestro en muchas otras habilidades. ¿Cómo lo haces todo?

Aquí está mi breve lista de nueve habilidades indispensables para los gerentes de proyectos que lo ayudarán a llegar allí.

Comunicación : la capacidad de comunicarse con personas de todos los niveles siempre se menciona como la habilidad más importante para los gerentes de proyectos.

Sea un comunicador eficaz : piense creativamente acerca de los canales de comunicación que tiene: correos electrónicos, herramientas de colaboración, reuniones de equipo / reuniones presenciales, web y conferencias en línea.

Programación – ¿Qué es un gerente de proyecto sin un plan? Ser capaz de organizar y planificar tareas en el orden correcto para lograr el resultado correcto en el momento adecuado es una parte importante de la gestión de proyectos

Administración del equipo : su equipo podría tener mucha experiencia en proyectos, o ninguna, pero de cualquier manera lo buscarán para que lo asesore y le brinde orientación sobre cómo realizar los proyectos. ¡Administre su equipo de la manera correcta, utilizando las herramientas adecuadas!

Control de costos: la administración de costos es un tema crítico para los gerentes de proyectos. Debe demostrar que puede entregar proyectos dentro de las restricciones de costos, administrando las finanzas de manera inteligente.

Pensamiento crítico: el pensamiento crítico es fundamental para poder tomar buenas decisiones. Esto es lo que distingue a un gerente de proyecto que es bueno en la gestión de problemas de alguien que elimina los problemas del agua cada vez.

Trabajos múltiples: los estudios dicen que el cerebro humano no está hecho para realizar múltiples tareas. Pero bajo horarios ajustados, un gerente de proyecto debe estar preparado para morder más de lo que puede masticar. Ahí es donde conocer las herramientas adecuadas para administrar múltiples tareas puede ser de gran ayuda.

Negociación: los gerentes de proyectos con buenas habilidades de negociación serán un activo para sus equipos en la búsqueda de resolver conflictos al encontrar los escenarios de ganar-ganar para todos.

Recuperación del proyecto : espero que no tenga que hacer la recuperación del proyecto. Pero, si está buscando mejorar su carrera, entonces mostrar sus habilidades para cambiar a un equipo y un proyecto de bajo rendimiento seguramente lo apartará de sus compañeros.

Entusiasmo : simple y llanamente, no nos gustan los líderes negativos, nos deprimen. Queremos líderes con entusiasmo, con un rebote en sus pasos, con una actitud positiva. Ser un gestor positivo y difundir la positividad.

Ser tecnológicamente inteligente también juega un papel muy importante. Usando las herramientas adecuadas, eche un vistazo a ProofHub. Un software de gestión de proyectos para planificar , colaborar , organizar y entregar proyectos de todos los tamaños. Le proporciona a su equipo las herramientas adecuadas para planificar con anticipación. Defina objetivos, comparta ideas y desarrolle estrategias para obtener lo mejor de su equipo. Desde autónomos y pequeñas tiendas hasta medianas empresas y las marcas más importantes; todo el mundo ama ProofHub!

También ofrece una prueba gratuita de 30 días y una demostración gratuita para ayudarlo a comprender la herramienta. Así que regístrate, dale una oportunidad. Estoy seguro de que te encantará!

No descuide sus habilidades blandas: negociación, liderazgo, gestión del cambio y comunicación directa / efectiva. Invertir en ti mismo en estas áreas no relacionadas con la gestión de proyectos y la metodología, haciendo cualquier entrenamiento al que tengas acceso, se amortizará diez veces.

Básicamente, las tuercas y los tornillos, la mecánica de la gestión de proyectos como disciplina son relativamente fáciles de aprender. Lo estoy calificando, porque a) No soy un maestro yb) Organizar los Juegos Olímpicos (para tomar un ejemplo) es un orden de complejidad completamente diferente para equipar un edificio nuevo o similar.

Sin embargo, dicho esto, la habilidad real / división de los gerentes de proyecto exitosos es la habilidad metodológica del 20% y la habilidad de la gente del 80%.
Estoy seguro de que hay excepciones, pero todas las crisis graves que recuerdo de cualquiera de mis proyectos se han reducido a personas (es decir, fallas en las comunicaciones, falta de aceptación, conflictos interpersonales y similares) no “cosas” (problemas técnicos) , problemas de cumplimiento, retrasos en la entrega).

Las “cosas” son fáciles, “las personas” son difíciles, podría ser una simplificación excesiva en algunas ocasiones, pero en mi experiencia es precisa la mayoría de las veces.

Consejo 1: Detalles del proyecto Nail Down

Antes de comenzar el proyecto, asegúrese de que se basa en una base sólida y que cuenta con la participación de todos los interesados ​​clave. Comprenda sus intereses y expectativas y sea consciente de cómo determinarán si el proyecto tiene éxito o no. También deberá asegurarse de que el alcance del proyecto esté claramente identificado, incluidos los roles y responsabilidades de los distintos miembros del equipo del proyecto. Desarrolle el plan del proyecto y verifique que los objetivos de los elementos clave estén claramente definidos y estrechamente alineados. También debe establecer criterios de éxito medibles y rastreables, incluidos el cumplimiento de las tareas programadas, el logro de los objetivos presupuestarios, la confirmación de que la funcionalidad del producto es satisfactoria para el cliente y la garantía de que se cumplen las normativas gubernamentales y / o de la industria. Cuide todos los detalles para sentar las bases del éxito de su proyecto.

Consejo 2: Identificar los requisitos del proyecto y del equipo

“El equipo del proyecto es una unidad de trabajo de partes individuales, compartiendo un objetivo común, logrado a través de la aplicación estructurada de habilidades combinadas”. El artículo también dice que, “El primer paso para el éxito del equipo comienza con la organización inicial: reunir y organizar disponible recursos capaces de trabajar juntos como un todo a través de la integración de habilidades, talentos y personalidades individuales ”. Como gerente de proyecto, deberá alinear esas habilidades, talentos y personalidades con las necesidades apropiadas del proyecto. Asegúrese de que cada persona que trabaje en el proyecto tenga claro cuál es su tarea y lo que está proporcionando al finalizar.

Consejo 3: Sé el líder del proyecto

Un papel clave en la gestión de proyectos es el líder del proyecto. En esta posición, deberá cultivar una dinámica de equipo buena y positiva y actuar como un entrenador y / o mentor para todos los miembros del equipo. También será el líder a la hora de obtener aportes del equipo del proyecto y de las principales partes interesadas, así como de obtener su aceptación. Como líder de proyecto, usted es esencialmente el capitán de la nave. Eso significa que tendrá que determinar las aguas turbulentas que pueden estar por delante. Además, deberá inspirar a su equipo para que lo siga a través de los tiempos turbulentos, así como los tiempos de calma. Si no tiene habilidades de liderazgo efectivas, es posible que no pueda superar los desafíos que enfrenta su proyecto. Toma el timón y lleva a tu equipo al éxito.

Consejo 4: Definir hitos críticos del proyecto

Identificar momentos definitorios a lo largo del proyecto. Puede proporcionar un ciclo de vida del proyecto incluyendo las cuatro fases principales: inicio, planificación, ejecución y cierre. Realice una evaluación real al final de cada fase. Asegúrese de examinar cada entregable. Desde partes del producto a los documentos técnicos para el plan del proyecto, necesitará todos los elementos involucrados para garantizar que el producto cumple con las especificaciones del proyecto. El producto debe estar alineado con la calidad que esperan sus clientes. Estos hitos no solo lo ayudarán a eliminar el riesgo del proyecto y monitorear el cambio del proyecto, sino que también lo alertarán sobre cualquier problema continuo y asegurarán que cada pieza se complete correctamente.

Consejo 5: mantener las líneas de comunicación abiertas

Uno de los pasos más críticos en el proceso de gestión del proyecto es asegurar que las líneas de comunicación estén abiertas. Como administrador del proyecto, deberá ser el operador de este sistema de comunicaciones. Mantenga un plan de comunicaciones y apéguese a él. A lo largo de todo el proyecto, la comunicación debe ser coherente, abierta, honesta y clara. Asegúrese de mantenerse en contacto con todas las partes interesadas clave y los miembros del equipo durante el proceso del proyecto. Asegúrese de que todos tengan la información necesaria para tomar decisiones y continuar con el proyecto. También puede mantener a todos en la misma página creando informes de estado basados ​​en la información y las actualizaciones del proyecto.

Consejo 6: Lograr la documentación pertinente

Desde el inicio del proyecto hasta los hitos en el camino, debe contar con la documentación firmada por los interesados. Incluso con los mejores procesos de administración de proyectos implementados, no es frecuente que un proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto, por lo que deberá tener la documentación adecuada lista para los interesados ​​y planificar para cualquier evento imprevisto. Sin embargo, no desea complicar en exceso el proceso de administración del proyecto con demasiada documentación que no agregue valor al proyecto.

Consejo 7: Administrar los riesgos del proyecto

Puede haber un riesgo en cualquier momento durante el proyecto. Su experiencia en gestión de proyectos con proyectos similares puede ayudarlo a orientarse para que pueda prever cuándo el riesgo es inminente y cuándo es necesario tomar medidas correctivas. Al tener una comunicación abierta, debe poder entender qué riesgos, si los hay, se están acercando y gestionarlos antes de que se salgan de las manos. Deberá identificar y controlar los riesgos del proyecto antes de que lo controlen a usted. Dado que un riesgo es solo un problema potencial, debe cuidarlo antes de que se convierta en un problema real. Como una de las mejores prácticas más imperativas en el proceso de gestión de proyectos, la gestión de riesgos es esencial para el éxito del proyecto.

Consejo 8: Evitar el arrastramiento del alcance

La gestión del alcance de la gestión de proyectos es otro elemento esencial para el éxito del proyecto. Aunque algunos cambios son inevitables en cualquier situación del proyecto, querrá evitar que su proyecto se convierta en un caos. En general, el alcance del cambio ocurre cuando se agregan nuevos elementos a un proyecto que ya ha sido aprobado, pero no se tiene en cuenta aumentar el presupuesto, agregar más tiempo al cronograma y / o agregar más recursos para compensar el proyecto revisado. Si es necesario volver a visitar el alcance del proyecto, puede participar en el proceso de rescoping. Asegúrese de tener la documentación adecuada y de que todas las partes interesadas aprueben estos cambios antes de continuar.

Consejo 9: Prueba de entregables

Los entregables deben probarse en cada hito crítico y el producto final debe cumplir con los requisitos del proyecto. Antes de pasar a la siguiente fase del proyecto, debe asegurarse de que el producto se presente según lo previsto. “A medida que un proyecto evoluciona, se producen diversos tipos de entregables para respaldar la continuación del proyecto, para medir el progreso y para validar planes y supuestos … Los resultados se esperan y deben entregarse en cada etapa del ciclo de vida del proyecto”. Al final del proyecto , el entregable debe cumplir o exceder las expectativas del cliente para ser considerado un éxito. La fase final del proyecto es el cierre. Esta gran final es una señal de logro para usted como gerente de proyecto, así como para el resto de su equipo y partes interesadas. Una vez que el proyecto esté completo y el cliente esté contento, su misión estará completa.

Consejo 10: Evaluar el proyecto

¿Qué lecciones has aprendido a lo largo de tu proceso de gestión de proyectos? Cada proyecto puede ser una valiosa herramienta de aprendizaje. Querrá revisar el proyecto en su totalidad, así como analizar varios componentes del proyecto. ¿Cuáles fueron las victorias del proyecto? ¿Dónde hubo decepciones del proyecto? Hacer conclusiones informadas sobre la calidad del proyecto y el rendimiento del producto. Compare el retorno de la inversión (ROI) planificado con el ROI real como una forma de entender el nivel de su éxito. Puede utilizar las lecciones aprendidas de cada proyecto para minimizar los fracasos futuros y maximizar los éxitos futuros.

Quiero compartir algunos de los buenos consejos y trucos de gestión de proyectos:

  • Invertir tiempo en construir relaciones personales con su equipo. Las personas no son robots. Las personas no son solo “recursos”. Eventualmente, te equivocarás y necesitarás que te saquen. A veces solo necesitarás sacar un favor.
  • Cualquier posibilidad de hacer la vida de tu equipo más fácil, aprovéchala. Incluso si te dificulta las cosas.
  • Leer. Leer. Lea sobre gestión de proyectos, formación de equipos, creatividad y cómo hacer las cosas.
  • Acepte que no podrá hacer el 80% de las cosas en su lista de tareas pendientes. Encuentra una manera de hacer el 20% que realmente importa.
  • Tomar decisiones. Donde haya gris, traiga blanco o negro. A veces te equivocarás, pero no importa.
  • Comprende que la “comunicación” implica un donante y un receptor. Si el receptor no entiende, entonces cambia la forma en que te estás comunicando.
  • Si no ha pasado mucho tiempo planeando, entonces es probable que esté en problemas. Tómate un momento de tranquilidad y piensa en cada detalle.

Si dirige una agencia de marketing digital, una consultora o es un comercializador interno, NECESITA ver este video, consejos de administración de proyectos
,Que cubre:

  • La agencia del sistema utiliza para gestionar cientos de campañas con recursos MINIMALES.
  • Cómo construir y administrar procesos que nos ahorren tiempo y nos ayuden a escalar, RÁPIDO
  • La solución de automatización de gestión de proyectos que hemos creado para la gestión de clientes con manos libres.

¡Espero que esto te ayude!

En el mundo actual, los gerentes de proyectos deben reconocer la influencia de Agile y aprender a combinar un enfoque Agile con un enfoque de gestión de proyectos tradicional y planificado en las proporciones adecuadas para adaptarse a cualquier proyecto. No es probable que todos los proyectos ajusten a la fuerza todos los proyectos a un enfoque tradicional impulsado por un plan para la gestión de proyectos en muchos casos proporcionará resultados óptimos. Echa un vistazo a este artículo para más información sobre eso:

¿Qué significa PMBOK v6 para el futuro de la gestión de proyectos?

10 consejos y trucos para la gestión eficaz de proyectos

1. Escribe todo

2. Gana el apoyo de tu equipo.

3. Comunicarse bien

4. Mantente entusiasta con las herramientas adecuadas.

5. Conocer los atajos de teclado.

6. Elegir a la persona adecuada para el trabajo.

7. Usa un sistema de CRM

8. Crear una línea de tiempo legible

9. Prepárese para fallas tecnológicas

10. Escribe un informe postmortem

Abram

Manager en Invoicera

Consejo 1: Detalles del proyecto Nail Down

Consejo 2: Identificar los requisitos del proyecto y del equipo

Consejo 3: Sé el líder del proyecto

Consejo 4: Definir hitos críticos del proyecto

Consejo 5: mantener las líneas de comunicación abiertas

Consejo 6: Lograr la documentación pertinente

Consejo 7: Administrar los riesgos del proyecto

Consejo 8: Evitar el arrastramiento del alcance

Consejo 9: Prueba de entregables

Consejo 10: Evaluar el proyecto

Asegúrese de tener todos los detalles del proyecto por adelantado

Establecer expectativas realistas

Establecer criterios medibles y reportables para el éxito.

Seleccionar miembros del equipo, y asignar responsabilidades cuidadosamente

Abraza tu papel de líder

Gestionar los riesgos del proyecto.

Evaluar el proyecto cuando esté completo

Un gerente de proyecto es responsable de liderar un proyecto de manera eficiente y exitosa. Él necesita dirigir a su equipo de tal manera que trabajen en sincronía en todo momento y entreguen los resultados deseados en un momento. Ya que él es el planificador del proyecto y el proyecto depende en gran medida de él, él o ella tiene que asegurarse de que no cometan ningún error o cometan uno y lo pasen por alto.

Aquí hay un artículo interesante que le permitirá conocer los consejos para un gerente de proyecto. Ha sido muy informativo y útil para mí.

7 rasgos que demuestran que eres un buen gestor de proyectos

Estos son algunos consejos para un gerente de proyecto:
1. Mejor gestión del tiempo.
2. Delegación efectiva de trabajo.
3. Abordar las fuerzas motivadoras.
4. Mejorar la comunicación

Fuente: Consejos para ser un gerente de oficina efectivo.

La parte más importante del proyecto es siempre la parte que descuidó.
Ser cuidadoso
Los proyectos tardan mucho tiempo en crearse pero pueden fallar en un momento.
Estar alerta
Un proyecto trata sobre las personas, otro sobre la tecnología y otro sobre la programación y el presupuesto.
Se flexible
Necesitas ser amigo, mentor, secretario y conductor de esclavos de la gente.
Sé versátil .

Asegúrate de que eres todo eso y estarás bien 🙂